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Verfahrensdokumentation: Die wichtigsten Fragen und Antworten

 

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion. Dabei hat die Dokumentation stets den in der Praxis eingesetzten Komponenten und Prozessen des DV-Systems zu entsprechen. Die Verfahrensdokumentation hat sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachzuweisen und den in der Praxis eingesetzten Versionen des Datenverarbeitungssystems zu entsprechen.

 

Warum benötigt man eine Verfahrensdokumentation?

Im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) muss die IT-gestützte Buchführung von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, die die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentenbestände enthalten muss.

 

 

Welche Anforderungen stellt die GoBD an die Verfahrensdokumenation?

Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation ziehen sich wie ein roter Faden durch die GoBD. Bei vielen Einzelthemen wird wiederholt auf die Notwendigkeit einer Dokumentation verwiesen. Dazu ist auf den Anwendungserlass zu § 153 AO416 hinzuweisen, mit dessen Veröffentlichung das BMF die endgültige Initialzündung zur Etablierung sogenannter Tax Compliance-Systeme gegeben hat. Das BMF beschäftigt sich dabei insbesondere mit der für die Praxis wichtigen Abgrenzung zwischen der Berichtigung nach § 153 AO und einer strafbefreienden Selbstanzeige nach § 371 AO. Dabei wird das Vorliegen eines innerbetrieblichen Kontrollsystems für Steuern als Indiz gesehen, welches gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann und damit zugunsten des Steuerpflichtigen wirkt. Die Darlegung des internen Kontrollsystems ist dabei wieder regelmäßig Bestandteil einer Verfahrensdokumentation, weshalb dieser somit auch aus dem Blickwinkel der Tax Compliance künftig eine gewichtige Rolle zukommen dürfte.

Den GoBD lassen sich – über verschiedene Abschnitte hinweg – folgende Kernaussagen zur den Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation entnehmen:

  • Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV- Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind
  • Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die in den GoBD enthaltenen Anforderungen und Ordnungsvorschriften Beachtung finden
  • Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert
  • Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein
  • Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion
  • Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen System- dokumentation und einer Betriebsdokumentation
  • Die konkrete Ausgestaltung der Beschreibung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems
  • Das Verfahren der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Scan- Vorgang) muss in der Verfahrensdokumentation niedergelegt werden
  • Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)
  • Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation
  • Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation
  • Aus der Verfahrensdokumentation und der ordnungsmäßigen Anwendung des Verfahrens muss der automatische Buchungsvorgang nachvollziehbar sein
  • Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten
  • Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist

 

Quelle: www.gobd.de/verfahrensdokumentation.php